Прайс-лист: проблемы и решения

18.08.2012
Для чего нужны прайс-листы? Как сделать удобный прайс-лист? Почему одни прайс-листы удобны для работы, а другие нет? Какую информацию и каким образом располагать в прайс-листе? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в предлагаемом материале.
ПРАЙС-ЛИСТ - издание, которое содержит перечень товаров, услуг, их краткую характеристику, назначение, цены, скидки, дату, контактную информацию.
Прайс-лист можно создать как в печатной, так и электронной форме. Мы остановимся на последнем варианте.
Из данного выше определения прайс-листа  следует, что информация в нём должна быть представлена в табличной форме. Всё очень просто, но если раньше прайс-листы использовались, главным образом, для отображения текстовой информации о товарах, то сейчас они могут выступать и в качестве каталога, и в качестве программы для заказа товаров. Создатели прайс-листов часто забывают, что в отличие от печатного варианта прайс-лист в электронной форме должен не только показывать информацию в удобном и наглядном виде, но и предоставить пользователю возможность простой и удобной работы с этой информацией (копирование, сортировка, фильтрация, расчёт, составления заявки и др.). Для этой работы лучше всего подходит Excel, но некоторые упорно предлагают прайс-лист в формате Word. Почему? Потому что в Word намного удобнее подогнать прайс-лист для печати и составить красивую шапку. Для этого нужно просто вставить таблицу и ввести информацию.  В Excel же придётся поработать с ячейками, чтобы шапка и таблица товаров смотрелись хорошо. Вместо того, чтобы составить прайс-лист в удобной для работы с ним пользователей программе Excel, создатель прайс-листа делает его в удобной для себя программе Word!  Проще бездумно слепить прайс-лист за 5 минут, чем подумать об удобстве работы с ним пользователей. А есть примеры, когда прайс-лист присылают в формате PDF. Я понимаю, что файлы в этом формате смотрятся и распечатываются ещё лучше, чем в Word, но объясните, как работать с информацией в нём? Вот и приходится думать, как информацию из прайс-листа в чудном формате скопировать и вставить в Excel для удобной работы с ней. Есть организации, в которых по привычке десятилетиями прайс-листы делают в неудобной форме. Их создатели даже не догадываются, что есть немало пользователей, которые просто не понимают, как из Word перенести информацию в Excel и вместо того, чтобы легко и быстро произвести расчёты в Excel, они вынуждены часами на калькуляторе рассчитывать цены!  Не повторяйте этой ошибки. Составляйте прайс-листы в удобном для работы с ними формате Excel.
Прайс-лист можно сделать в одном или в нескольких файлах. Часто прайс-лист разбивают на несколько файлов для того, чтобы произвести группировку товаров по какому-то признаку и для увеличения скорости загрузки. Кажется удобным то, что, например, слесарный инструмент и столярный инструмент находятся в  разных файлах. Составители думают так: зачем скачивать с сайта общий прайс-лист, если есть возможность скачать тот раздел, который посетителю нужен? Это же будет быстрее и удобнее! Если посетителю нужен столярный инструмент, то он скачивает прайс-лист на столярный инструмент, а если слесарный, то прайс-лист на слесарный инструмент. Всё же просто!
 Проблема подобной разбивки прайс-листа заключается в том, что многие посетители вообще не представляют себе то, к какому виду ручного инструмента относится то, что им нужно. Они знают, что такое молоток, отвёртка, пила, напильник, но не все достаточно хорошо представляют себе то, для чего нужен тот или иной инструмент и является он столярным или слесарным. Сотруднику по продаже детского питания сказали заказать стамеску, он и вбивает в поисковик “купить стамеску” или ”стамеска цена”. Зачем его напрягать скачиванием двух прайс-листов, когда слесарный и столярный инструмент можно дать в одном прайс-листе? Продавцы полагают, что на их сайт заходят только профессионалы, которые хорошо знают предлагаемый товар и область его применения. Это большое заблуждение. Многие посетители вообще не представляют себе то, что они заказывают и оперируют только названием того, что им нужно.
Теперь представьте, что товар в отдельных файлах разбит по производителям. Волжский инструмент, Пакс металл, БелТопаз, НИЗ. Ну откуда я знаю, какая фирма выпускаем нужный мне молоток? Я что, должен скачать все 10 файлов, последовательно их открывать и производить поиск? Нет, я просто найду другой сайт, где меня не будут напрягать.
Прайс-лист в одном файле может состоять из десятка тысяч наименований, но намного проще загрузить один прайс-лист и искать в нём товар, чем пытаться понять, а в каком из десяти файлов с непонятными названиями может находиться требуемая информация.
Прайс-лист можно формировать на одном или нескольких листах Excel.
Прайс-лист на нескольких листах делают тогда, когда хотят сгруппировать товар по какому-то признаку, считая, что это удобнее для пользователей. Например, можно учебные пособия разбить по предметным кабинетам: физика, химия, математика и т.д. На первый взгляд всё кажется логичным. Пользователь открывает лист с нужным ему кабинетом и заказывает товар. Но проблема опять заключается в том, что учебные пособия заказывают не только профессионалы, но и те, кто вообще их не видел, но занимается их продажей. Откуда он знает, что такое курвиметр или эвдиометр, и в каком кабинете его искать? А что здесь сложного, открываем диалог поиска, выбираем из списка ”искать в книге” и нет проблем. Да, но много пользователей просто не знают, что в Excel есть функция поиска по всем листам! Они открывают какой-нибудь лист, производят в нём поиск (а по умолчанию поиск производится только по текущему листу), ничего не находят и считают, что нужного товара в прайс-листе нет, а он есть и не в одном экземпляре, но только на других листах.
Разбивка большого прайс-листа на отдельные файлы или листы Excel неудобна ещё и тем, что это затрудняет заказ смешанного ассортимента товаров. Если весь перечень товаров находится на одном листе, то заказ смешанного ассортимента выполняется очень легко и быстро:
  1. Выбирается пустой столбец и в его ячейки вводится количество товара для заказа.
  2. После ввода количества для всех позиций производится фильтрация по этому столбцу.
  3. Копируем и вставляем  отфильтрованные записи в файл заказа.
Если требуемый товар находится на разных листах, то нужно копировать записи из этих листов и вставлять их на отдельный лист для заказа, что очень утомительно. А можно ошибиться и начать вставку не в ту ячейку или придётся ещё производить форматирование записей, чтобы всё находилось в своих ячейках. Для чего усложнять работу пользователям? Для того чтобы в Excel ярлычки листов переливались всеми цветами радуги или показать пользователю, что предлагается так много товаров, что информация о нём не помещается на одном листе Excel?
Другое дело, если заказ учебной продукции производит преподаватель для своего предмета. Зачем ему предлагать полный прайс-лист с 10 тыс. наименований, если ему нужен товар только для кабинета физики? Как правило, прайс-листы создаются заранее, и все посетители сайта вынуждены пользоваться этим общим прайс-листом. Как же сделать так, чтобы каждый посетитель мог скачать прайс-лист с тем перечнем товара, который ему нужен? Для этого необходимо воспользоваться прайс-листом, формируемым ”на лету” по запросу посетителей сайта. Если ему нужно произвести заказ смешанного ассортимента, то он выбирает флажок “Полный прайс-лист”, а если ему нужен товар только для кабинета физики, то он ставит флажок напротив названия “Физика”. После этого он нажимает кнопку ”Получить прайс-лист”, который формируется и загружается в Excel. Прайс-лист с созданием “на лету” имеет преимущество перед предварительно созданным прайс-листом в том, что его не нужно создавать заранее и постоянно обновлять. Более того, в прайс-листе по запросу информация в данный момент времени всегда соответствует информации в интернет-магазине, так как информация для прайс-листа берётся из той же базы данных. Вопрос синхронизации данных является для многих организаций настоящей проблемой, так как в 1С у них названия и цены одни, в прайс-листе - другие, а в Интернет-магазине - третьи, что сильно напрягает и нервирует покупателей. Не всегда удаётся оперативно синхронизировать информацию в каталоге 1С и интернет-магазине, но синхронизацию информации в интернет-магазине и прайс-листе можно осуществить без особого труда.
Преимущество предварительно формируемого прайс-листа перед  формируемым  ”на лету” заключается в большей функциональности, так как во втором случае прайс-лист формируется путём программирования, что значительно сложнее визуальной работы в Eхcel. Но зато динамический прайс-лист весит намного меньше даже заархивированного прайc-листа.
Пример формируемого ”на лету” прайс-листа можно посмотреть здесь.
Прайс-лист состоит из шапки и табличной части. В шапке прайс-листа указывается:
  • Название компании
  • Логотип
  • Контактная информация
    • Телефон
    • Адрес электронной почты
    • Адрес сайта
  • Дата составления прайс-листа и/или его время действия
  • Дополнительная общая информация (информация о скидках, спецпредложение и др.)
  • Величина НДС
  • Сумма заказа (если реализован механизм расчёта стоимости заказанных позиций)
  • Заголовок таблицы с названиями колонок
Другими словами, в шапке прайс-листа даётся необходимая общая информация, которая для удобства работы фиксируется в верхней части страницы, тогда как прокручивается только табличная часть.
Отсутствие в прайс-листе величины НДС может привести к неприятным для пользователя последствиям и негативному отношению с его стороны. Если компания, работающая с НДС 18%, покупает товар для перепродажи у компании, которая работает без НДС, то первая обязана возмещать величину НДС за вторую. Другими словами, величина прибыли заметно уменьшится. Неопытный сотрудник может подумать, что в прайс-листе даны цены с НДС 18% и на основе этого сделать своё коммерческое предложение. Если заказ большой, то на него даётся скидка и может получиться так, что продавец останется в минусе – он не учёл отсутствие НДС, сделал небольшую наценку и дал на неё ещё и скидку. Кто виноват? Тот, кто не уточнил НДС, но он будет валить вину на компанию, в прайс-листе которой не было указано то, что цены даны без НДС.
Не создавайте проблем пользователям и указывайте величину НДС. Это сделать несложно.
Зачем в шапке прайс-листа указывать заголовок таблицы? Затем, что заголовок таблицы включается в фиксированную область прайс-листа, благодаря чему пользователь при прокрутке информации всегда будет видеть названия столбцов. Прайс-лист может состоять из десятка столбцов и без постоянного отображения заголовков в видимой части страницы достаточно непросто понять, какие данные указаны в том или ином столбце.
Необходимая информация в табличной части:
  • Уникальный код товара (артикул)
  • Название товара
  • Единица измерений
  • Цена (цены)
Часто в прайс-листе вместо кода товара указывают порядковые номера. Это неправильно. Код товара является уникальным идентификатором товара, тогда как порядковый номер - это вспомогательный параметр. Количество позиций в прайс-листе может меняться и то, что вчера стояло под порядковым номером 18, в следующем прайс-листе может стоять под номером 21. В прайс-листе может быть несколько товаров с одинаковым названием, название товара может изменяться, поэтому оно не может использоваться в качестве идентификатора. Только при помощи уникального кода товара можно точно идентифицировать товар. Иногда  для идентификации используют сокращения, типа ДШк, НК и др. Не буду долго рассуждать, но цифровое кодирование товара в  общем случае имеет ряд преимуществ перед кодированием строкой.
Дополнительная информация в табличной части:
  • Количество единиц товара в упаковке
  • Порядковый номер записи в разделе или во всём прайс-листе
  • Остаток товара
  • Минифотография
  • Ссылка на фотографию товара в интернет-каталоге
  • Ссылка на описание товара в интернет-каталоге
  • Поле для ввода заказываемого количества
  • Поле расчёта суммы заказанной позиции
  • Краткая характеристика товара
  • Название товарной группы для быстрого отбора товара по нему
Для лучшего восприятия информации о товаре производят его группировку и упорядочивание. Группировка товара может производиться по товарной группе, свойствам товара и др., а упорядочивание записей чаще всего производится по названию товара в алфавитном порядке.  Excel позволяет производить поиск данных, изменять порядок сортировки данных и выполнить фильтрацию данных, но это не значит, что в исходной форме прайс-листа записи могут располагаться как угодно. Помимо предоставления информации о товаре и возможности работы с ней прайс-лист является неплохим инструментом для отладки и поиска ошибок в информационной структуре, начиная от орфографических ошибок и заканчивая ошибками, которые могут влиять на работу баз данных, например, отсутствие закрывающих кавычек. Какая разница в том, один или два пробела стоят между словами в названии товара? При небольшом ассортименте товара это, возможно, и не страшно, но если в большую базу данных пользователи вносят информацию как попало, то вскоре это очень затруднит работу с ней - в базе появляются дублирующиеся названия товаров, какие-то записи пропадают, невозможно понять, к какому товару относится это или то сокращённое название, в названии товара отсутствует название товарной группы, важные параметры и свойства товара и т.д. В конце концов, в базе наступает полный бардак и приходится тратить много времени и сил на то, чтобы всё как-то исправить или сделать заново, потому что бухгалтерия не позволит внести исправления в то, что они уже провели.
С точки зрения поиска товара может показаться, что сортировка названий товаров в прайс-листе по алфавиту не важна. Программе не важно, где находится запись, потому что поиск производится по всему листу. А вот для удобства работы с информацией в прайс-листе и тем более заказа в нём товаров, сортировка по алфавиту позволяет на порядок упростить и ускорить работу. Часто пользователь заказывает товар с близко расположенными по алфавиту названиями и упорядочивание по алфавиту позволяет ему понять, где примерно находится следующая запись относительно текущей, а каком направлении и с какой скоростью нужно выполнить прокрутку.
Помимо всего указанного выше информация в прайс-листе должна быть понятна пользователям, в противном случае они замучают звонками. Раньше в прайс-листы по учебному оборудованию вставляли столбец “Кол/кл” - рекомендованное количество товара на класс с наполняемостью 30 человек (15 двухместных парт). 1 шт. – демонстрационное пособие на класс, 15 шт. – раздаточное пособие на каждую парту. Покупатели стали задавать логичный вопрос, а что такое “Кол/кл”, а можно ли купить не 15 штук, как рекомендуется в этом поле, а 1 шт.? Через некоторое время многие убрали этот столбец из своих прайс-листов, чтобы не напрягать покупателей.
Некоторое время назад я и сам допустил ошибку. Для удобства работы я включил в прайс-лист два поля - ”Фото” и ”Инфо”. Если у товара есть фотография или описание, то в соответствующем поле выводилась ссылка “есть”. Очень быстро я понял свою ошибку. Дело в том, что у пользователей при работе с информационными ресурсами формируются устойчивые ассоциации с какими-то названиями и фразами. Так вот, слово ”есть” я воспринимал в смысле есть информация о товаре, а некоторые пользователи как информацию о наличии товара на складе, что, в общем-то, логично. Пришлось изменить подачу информации, чтобы не вводить пользователей в заблуждение.
Давайте рассмотрим практический пример прайс-листа (рис. 1). Он сделан в Excel. Посмотрите на него и постарайтесь найти недостатки.
Фрагмент прайс-листа
Рис. 1. Прайс-лист
Вопрос первый. Что это за товар? Это плакаты, CD-диски, книги? Нет, друзья, это видеофильмы на DVD! А почему это не указано? Потому что посчитали, что это отражено в названии компании и так было быстрее набить прайс, чем вводить вручную Видеофильм на DVD ”Народное искусство”. Программист за 3 минуты сделает шаблон для ввода названий товаров, чтобы не печатать каждый раз “ Видеофильм на DVD” с кавычками. Но, к сожалению, далеко не все менеджеры являются программистами.
Вопрос второй. В каких единицах указаны цены? Звоним поставщику и узнаём, что цены даны в рублях.
Вопрос третий. Цены в прайс-листе даны с НДС 18% или без? Звоним поставщику и узнаём, что цены даны без НДС и внизу прайс-листа об этом говорится:
Уведомление о возможности применения Упрощенной системы налогообложения от 9.12.2003 г. № 07/32526
А пользователь, к примеру, только вчера окончил институт, и не знает, что эта фраза означает. Он спокойно вводит эти цены в качестве закупки и через некоторое время компания узнаёт, что её прибыль уменьшилась!
Вопрос четвёртый. Зачем нужны порядковые номера в названии товаров? Они что, действительно входят в название видеофильмов? В поле названия товара должно быть только понятное название товара без артикула, кода, порядкового номера и тому подобного. Если порядковый номер не входит в название, то его следует помещать в отдельную ячейку.
Вопрос пятый. Как мне информацию из этого прайс-листа ввести в 1С? (Подсказка - очень долго и нудно). Во-первых,  нужно будет убрать переносы названий на новую ячейку, как это сделано в позиции 1 раздела МХК. В одной строке должна быть информация об одной записи. Во-вторых, нужно будет каждое название привести к понятному виду, например:
Видеофильм на DVD ”Народное искусство”
Программисты знают, как это сделать быстро, но обычные пользователи будут это делать вручную очень долго.
Вопрос шестой. Как мне заказать товар? Заказ товара из правой колонки осуществляется без проблем, а для заказа товара из левой колонки нужно будет справа от цены вставить пустую колонку.  А потом надо будет составить формулу, чтобы просуммировать стоимость заказа по обоим колонкам.
Не многова-то ли вопросов и лишних действий для небольшого прайс-листа? А если таких прайс-листов будет 50 штук? По этой причине я редко заказываю товар по прайс-листам.
Из рисунка видно, что табличная часть дана в две колонки. Это позволяет сэкономить на бумаге при печати прайс-листа, что удобно для этого поставщика, но вызывает трудности с работой у пользователей. Не надо стараться делать мега универсальный прайс-лист на все случаи жизни. Если нужно экономить бумагу, то сделайте отдельный вариант для распечатки, а пользователям дайте удобный для работы прайс-лист.
В некоторых версиях 1С :Торговля и склад есть функция, которая позволяет быстро импортировать информацию из Excel, например, когда нужно быстро ввести в каталог новые позиции. Намного быстрее и проще сразу ввести 1000 наименований, чем вбивать их вручную. Но импортировать данные из рассматриваемого прайс-листа потребует значительных усилий, потому что сначала его нужно будет привести в адекватный одноколоночный вид.
Почему прайс-лист на 200 наименований вызывает такую головную боль? Потому что его создателям нет никакого дела до покупателей? Нет, в этой компании успешно работают профессионалы, но у них нет специалиста, который смог бы привести информационную структуру в порядок. Не всем дано одновременно быть и хорошим бизнесменом, и хорошо разбираться в создании удобных для пользователей информационных интерфейсов.
Оглавление
Copyright © 2016