Прайс-лист в Excel или электронный каталог?

12.11.2005

Прайс-лист - информационная структура, с помощью которой потребитель может ознакомиться с ассортиментом товаров, который предлагает тот или иной производитель или поставщик и заказать по нему товар. В электронной коммерции в качестве прайс-листов в настоящее время общепринято использовать файлы в формате Excel. Является ли данный вариант оптимальным или необходимо уже сейчас искать альтернативное решение? Данная статья поможет Вам ответить на эти и другие вопросы.

Давайте для начала ответим на вопрос, почему именно файлы в формате Excel наиболее часто используются в качестве прайс-листа? Причин здесь несколько. Во-первых, данная программа входит в пакет офисных программ, который установлен у большинства пользователей, поэтому файлы в этом формате может посмотреть практически каждый пользователь. Во-вторых, Excel позволяет легко создавать табличные документы и выполнять различные операции редактирования над записями в таблице, выполнять вычисления, сортировку, фильтрацию и ряд других полезных функций. В-третьих, многие программы поддерживают импорт и экспорт информации в этом формате. В четвёртых, работать в Excel с прайсом намного проще, нежели в каком-либо другом приложении или базе данных. В-пятых, его очень просто подготовить для вывода на печать. Вроде бы всё в порядке. Однако многие пользователи и разработчики упускают два существенных момента: первый - в процессе заказа товаров участвует не только заказчик, но и сотрудник фирмы, который её обрабатывает, второй - Excel - всего лишь табличный процессор, а не база данных. Рассмотрим эти моменты подробнее. Для того чтобы в системе обмена информацией был возможен процесс передачи информации, необходимо, чтобы передающее и принимающее устройства понимали друг друга, т.е. работали по установленным для данной системы правилам (протоколам). В любой реальной системе обмена информацией процесс её передачи сопряжён с некоторыми потерями (и искажениями). Если данные потери не превышают некоторого критического уровня, то информацию можно частично или полностью восстановить. В противном случае приходится производить её повторную передачу, что требует времени и, соответственно, приводит к снижению быстродействия системы. Аналогично происходит и обмен информацией между клиентом и сотрудником фирмы. Понятно, что в этом случае потеря информации может происходить изначально, когда клиент указывает неточное название товара или составляет заявку от руки на листе бумаги (трудности с различением почерка), и (или) в результате передачи данной информации через устройства и линии связи, например, через телефон или факс. Эти две составляющие складываются и образуют суммарные потери и искажение информации, которые, во многих случаях, мешают сотруднику быстро и правильно обработать заявку клиента. Как устранить эти информационные потери? Потери при передаче информации можно устранить, воспользовавшись электронной почтой. Начальные потери устраняются только тогда, когда клиент составляет заявку путём копирования названий товаров из прайс-листа в Excel. А теперь вопрос: удобно ли производить поиск и копирование нескольких десятков записей из прайс-листа в Excel? Давайте рассмотрим последовательность действий при поиске товара в данном случае:

Последовательность действий при перемещении по прайс-листу выглядит так:

Для сравнения, в базе данных при инкрементном поиске товаров последовательность действий может выглядеть так:

Последовательность действий при перемещении по записям таблицы прайс-листа выглядит так:

Думаю, что комментарии излишни. Но тогда почему базы данных не вытеснили прайс-листы? Ответ достаточно прост - создать базу данных может далеко не всякий программист (который во многих организациях присутствует виртуально), а выполнить экспорт прайс-листа в Excel или создать его с нуля может практически любой пользователь. К тому же, базы данных, по определению, рассчитаны скорее на опытных пользователей, чем на сотрудников фирмы, которым необходимы лишь навыки работы в Word и Excel (так считают не только руководители, но и сами сотрудники). Как же быть? Проблему можно решить, если постараться создать некоторую программу - прайс-каталог, которая бы удовлетворяла следующим условиям:

Под доступностью здесь следует понимать возможность её использования на различном аппаратном и программном обеспечении клиента, что определяется мощностью компьютера, скоростью доступа в Интернет, операционной системой и т.д. Простота в установке, изучении и использования является одним из главных условий, поскольку консерватизм пользователей не даст им быстро принять и привыкнуть к новой концепции прайс-каталога. Информативность и наглядность позволят пользователю оперативно получать всю необходимую для заказа товаров информацию - фотографии и описания товаров, заказанные товары и его общую стоимость и т.д. Функциональность определяет необходимый набор функций, с помощью которого пользователь сможет не только просто, но главным образом быстро и эффективно работать с прайс-каталогом. Если принять во внимание эти и ряд других моментов, то можно построить программу, которая будет не только обладать всеми достоинствами прайс-листа в Excel, но и устранит его недостатки и обеспечит значительное удобство в работе. Прайс-каталог устранит исходную потерю и искажение информации, поскольку в этом случае клиент будет производить выбор товара из каталога, а не набивать его вручную с ошибками и неточностями. Данный принцип лежит в основе работы интернет-магазинов, но в отличие от него, прайс-каталог в виде приложения Windows будет работать в десятки раз эффективнее!

Выше мы рассмотрели некоторые достоинства прайс-каталога с точки зрения клиента, а что это даёт сотруднику организации, который обрабатывает заявку? Ничего или очень много. Если клиент будет составлять заявку с помощью прайс-каталога, а затем распечатывать её и передавать по факсу, то эффективность её обработки сотрудником будет немногим больше того случая, когда клиент направляет заказ в рукописной форме. Как же быть? Необходимо как-то автоматизировать данный процесс, т.е. создать автоматизированную систему обмена и обработки информации, в нашем случае - заказов [подробнее]. Именно принцип автоматизации процессов и лежит в основе электронной коммерции. Как было сказано выше, система передачи и обработки информации должна работать по установленным для неё правилам, т.е. данные должны передаваться в определённом формате, который можно жестко запрограммировать в прайс-каталоге, благодаря чему клиент уже не сможет изменить информацию Конечно, можно ввести код товара в прайс-лист Excel и постоянно напоминать клиенту, чтобы он составлял заявку в определённом формате, но, как показывает практика, излишняя свобода порождает анархию, поэтому нет никакой гарантии того, что он будет чётко следовать рекомендованному формату.

Подведём краткий итог всему сказанному: