Ключ-кодовая система обмена и обработки информации

12.11.2005

В данной статье рассматривается эффективное решение проблемы обмена информацией между основными представителями товарного рынка - потребителями, производителями и поставщиками товаров и услуг, что определённо может заинтересовать не только специалистов по информационным технологиям, но и руководителей компаний, которые стремятся повысить эффективность деятельности своего предприятия.

Информационное взаимодействие между потребителями, производителями и поставщиками показано на следующей упрощенной схеме:

Из схемы видно, что обмен информацией осуществляется посредством внутренней информационной среды, которая имеет специфику для того или иного вида деятельности. Здесь под внутренней средой понимается не только коммуникации внутри организаций, но и между ними, в рамках их совместной деятельности.

В большинстве случаев информационное взаимодействие основывается на обмене прайс-листами, с помощью которых производители и поставщики информируют потребителей о предлагаемых ими товарах и услугах, а последние осуществляют по ним заказ товаров. Поскольку разделение на производителей и поставщиков достаточно условно, то они также могут осуществлять заказ товаров по прайс-листам друг у друга. Таким образом, прайс-лист - носитель информации, с помощью которого осуществляются коммуникационные взаимодействия в данный момент времени. Привязка информации ко времени позволяет оперировать таким понятием как "актуальность информации" и эффективность обмена информацией, поскольку устаревшая информация не имеет ценности для оперативного принятия решений. Действительно, в условиях постоянной динамики рынка и жесткой конкуренции крайне важно оперативно получать информацию для своевременного реагирования на изменения, постоянно происходящие в деловой среде.

Задумывались ли Вы над тем, сколько времени затрачивают клиенты на составление заявок, а сотрудники организаций на их обработку и составление по ним счетов на оплату, обновление цен и ассортимента товаров в своих каталогах по прайс-листам поставщиков и т.п.? Много. Однако очень часто ответы на данные вопросы даются с точки зрения самой организации, что не позволяет рассмотреть проблему в целом. Чтобы наглядно продемонстрировать это давайте рассмотрим случай, когда поставщик работает с несколькими производителями и несколькими клиентами. Схема взаимодействия для данного случая показана ниже.

Механизм обмена информацией здесь будет таким:

Мы видим, что поставщик должен постоянно осуществлять синхронизацию информации между прайс-листами производителей и своим прайс-листом, в противном случае могут возникнуть проблемы как по ассортименту товаров, так и по ценам на них. Например, поставщик продолжает предлагать клиентам товар, который был снят с производства, или его цена увеличилась.

Основная проблема синхронизации прайс-листов заключается в том, что производители редко сами уведомляют поставщика об изменениях по ценам и ассортименту товаров. Поэтому последним приходится регулярно делать запросы на новые прайс-листы. Добавим сюда тот факт, что немногие производители имеют свой сайт, а уж совсем немногие регулярно обновляют прайс-лист на нем. С другой стороны, поставщик должен оперативно обрабатывать заявки от своих клиентов, которые составляются, во многих случаях, как попало. При небольшом количестве заявок и ассортименте заказываемых товаров данная проблема может показаться несущественной, однако на практике получается так, что составление счета конечному покупателю может происходить в течение нескольких дней. Почему? Для ответа на данный вопрос давайте рассмотрим типичную схему заказа:

Предположим, что данные пересылка информации происходят при помощи факса. В этом случае возможны следующие проблемы:

Добавим сюда то, что очень часто между клиентом и производителем товара может находиться несколько поставщиков-посредников, каждый из которых должен обработать заявку, произвести согласования по ассортименту, ценам и срокам поставки, запросить счёт у вышестоящего поставщика, выписать счет клиенту и т.д. Все эти операции требуют много времени и сил.

Из схемы также видно, что основная информационная нагрузка ложится на поставщика, поскольку он должен осуществлять коммуникации с несколькими производителями товаров и клиентами, т.е. выполнять роль посредника между ними, согласовывая интересы данных сторон за определённое вознаграждение. Поставщик является центральным звеном в нашей схеме, поэтому от качества его работы зависит очень многое. Однако неправильно полагать, что эффективность всей системы зависит только от него. Действительно, если клиент присылает заявки по факсу, то оператор будет обрабатывать её вручную, несмотря на то, что у него установлена высокоэффективная система обработки электронных заказов (подробнее об этом можно узнать здесь).

Электронная почта работает значительно быстрее и качественнее пересылке информации по факсу. Однако она не избавляет операторов от ручной обработки заявок, выставления счетов, обновления прайс-листов, заказа товаров и т.п., что требует значительных усилий и времени. Полагаю, что Вы согласитесь с тем, что в наше время клиенты хотят получать информацию и счета оперативно, поскольку в противном случае высока вероятность того, что они начнут поиск других организаций (конкурентов), которые работают быстрее. Как же увеличить эффективность обмена информацией, которая сводится к следующим операциям:

Решение обозначенных проблем достаточно очевидно - необходимо автоматизировать процесс обмена и обработки информации между производителем, поставщиком и клиентом, что можно реализовать с помощью электронной системы обмена и обработки информации (ЭСООИ). Нетрудно заметить, что ЭССОИ включает в себя две составляющие: систему передачи информации и систему обработки информации. Для передачи информации в электронном виде можно воспользоваться электронной почтой. Таким образом, исходная задача касается вопроса построения автоматизированной системы обработки информации. Для этого необходимо разработать некоторый общий формат данных, наподобие широко используемого штрих-кода, чтобы разные системы могли одинаковым образом производить его обработку.

Одним из решений является ключ-кодовая система электронного обмена и обработки информации. Рассмотрим заложенную в неё идею.

Как известно, запись товара в базе данных должна иметь некоторый уникальный признак, который бы позволял оператору её однозначно идентифицировать среди множества других. В большинстве баз данных для этих целей используется уникальный код товара (или артикул), поскольку он наиболее оптимальным образом подходит для этого. Действительно, с помощью только 8-ти символьного кода можно закодировать 100 млн. товаров, что в несколько раз превышает ассортимент любой компании или фирмы. Определив для каждого товара уникальный код, мы можем точно найти товар, код которого указан в заявке клиента. Добавив сюда количество товара, мы получим минимальную структуру данных: код, символ-разделитель, количество, например:

3316#15,

где 3316 - код товара по прайс-листу, # - разделитель, 15 - заказываемое количество.

Данный формат позволяет в несколько раз уменьшить объем передаваемой информации, по сравнению с передачей названий товаров, но не позволяет проверить цену или название товара. Если это необходимо, то в структуру можно добавить дополнительные поля, например: цену товара, валюту, и название товара. Получим следующий формат:

3316#15#10000#руб#Телевизор

Теперь оператор, обрабатывающий заявку, может определить цену, по которой клиент произвёл заказ и название товара, найти расхождения по ним и сообщить об этом клиенту. Вообще говоря, цена, валюта и название товара могут быть лишними в том случае, если поставщик не производит изменение валюты или названия товара под данным кодом, а клиент регулярно обновляет свой прайс-лист. Включение цены в структуру заказа вызывает большие сомнения и в том случае, если для товара определены оптовая и розничная цена.

Таким образом, мы пришли к тому, что для заказа товара необходимыми параметрами являются код товара и его количество.

Теперь рассмотрим ситуацию с синхронизацией прайс-листа поставщика с прайс-листом производителя. Многие организации определяют для товара несколько цен (розничная, мелкооптовая, оптовая и др.). Название товара можно не отслеживать, если поставщик гарантирует его неизменность. В этом случае можно было бы определить следующий формат:

3316#Телевизор#руб#10000#9500#9000, где 10000 - розничная цена, 9500 - мелкооптовая, 9000 - оптовая.

Определив таким образом формат данных, мы может разработать функцию, которая будет производить поиск товара в нашей базе данных по коду в прайс-листе производителя и осуществлять необходимые изменения цены на товар. Кстати говоря, в новых версиях 1С:Торговля и склад данная функция уже реализована.

Нетрудно заметить, что рассмотренные форматы файлов - текстовые файлы с разделителями, которые весьма компактны по сравнению с файлами Word и Excel, и, в отличие от последних, не подвержены заражению макровирусами.

Всё хорошо, но мы не учли одну тонкость. Дело в том, что товары в разных организациях могут кодироваться разными способами: числовым, алфавитно-числовым и т.п. Что будет, если коды товаров пересекутся? Программа не сможет правильно идентифицировать товар, со всеми вытекающими отсюда последствиями. Чтобы этого не произошло необходимо ввести в формат данных еще и уникальный код организации. Тогда формат данных будет таким:

12#3316#15,

где 12 - код организации, 3316 - код товара, 15 - заказываемое количество

Механизм обмена информацией в этом случае будет таким:

Что необходимо для реализации ЭССОИ?

Поставщику:

Производителю:

Для обмена информацией в электронном виде необходимо наличие электронной почты. Наличие сайта у производителя и поставщика не является необходимым условием, однако их отсутствие может существенно снизить эффективность всей системы обмена информацией.

В заключение хочу сказать, что, несмотря на кажущуюся простоту данной системы обмена информацией, ее реализация может потребовать пересмотра информационных коммуникаций внутри организации и, даже, деятельности нескольких отделов с вытекающими отсюда материальными и финансовыми затратами. С другой стороны необходимо уже сейчас закладывать мощный фундамент для того, чтобы в ближайшем будущем построить на нем прочный (и высокий) дом успеха. Что выбрать - каждый решает сам, однако не всегда к финишу первым приходит тот, кто раньше стартовал.